Water Dispenser

Di kantorku, tepat di depan pintu ruanganku, disediakan sebuah water dispenser, mirip seperti gambar ini, bedanya, di kantorku water dispensernya lebih tinggi.

Setiap bulan, Fakultasku mendapat jatah uang RM130 (Rp.325.000) untuk membeli air minum dan sedikit biskuit untuk para staff.  Biasanya dengan uang itu, 20 galon air minum bisa di dapatkan, dan semua staff fakultas akan mengambil air minum dari dispenser yang ada di depan ruanganku.  Jadi, kadang ruanganku ‘meriah’ karena para Dosen bertemu di sana, sewaktu mengambil air minum dan saling beramah tamah.

Dari sudut pandang management , water dispenser diletakkan di kantor, ya keperluannya untuk itu. Selain untuk menghilangkan dahaga, bersilaturahmi, juga untuk mengetahui apakah staff saya masuk kerja hari ini atau tidak. (jadinya multi purpose)…he he he..

Ternyata, issue water dispenser bisa menjadi issue yang besar. Salah satunya menjadi arena penentuan alokasi air. Serius sekali kesannya kan..? Kebetulan  di blokku, yang terbagi menjadi 6 ruangan, kami ’share’ office dengan English Language Center dan We Care Center. Di ruangan dosen fakultasku, di bilik no 3 tepatnya, Dosen fakultasku share tempat duduk dengan dosen Engineering. Berakibat, alokasi air menjadi issue yang cukup hangat.

Bolehkan Dosen Engineering minum air di kantorku..? Officially, mereka secara ‘geografis’ ada di blokku, artinya, mereka lebih dekat mengambil air di kantorku. Kalau mereka harus mengambil air di fakultas Engineering, mereka harus berjalan cukup jauh.  Tetapi, kalau mereka mengambil air di fakultasku, alokasi dananya kan cuma untuk Dosen fakultasku, bukan untuk mereka. Alokasi dana mereka ada di Fakultas Engineering.

Beberapa dosenku sudah ‘melaporkan’ hal ini, menyatakan bahwa Dosen Engineering suka minum di fakultas Computer Science. Dalam hati, aku tertawa geli…..Duh, masya Allah, kok ya air bisa jadi issue begini.

Akhirnya, saya memanggil dua orang Admin staff saya. Saya menanyakan, apakah sampai sekarang ini, kita masih mampu (dengan dana yang ada) untuk membeli air, tanpa terputus..?

Mereka menjawab, masih mampu. Apakah pernah kita kekurangan uang untuk membeli air ? Mereka menjawab, sampai hari ini, kita tidak pernah kekurangan.

Akhirnya, saya mengambil keputusan Eksekutif, Dosen Engineering boleh minum dari fakultas Computer Science. Ketua Jurusanku cuma manggut manggut. Kalau kita kekurangan uang, atau kehabisan air sebelum jatuh bulan, baru saya akan berunding dengan Fakultas Engineering, ujar saya hati-hati.

Mereka kembali manggut manggut. Entahlah, dalam hatinya bagaimana. Tetapi hati saya terasa lega. Karena kebetulan hari itu, saya membaca sebuah buku agama (lupa judulnya), dan ada pesan yang saya tidak pernah akan lupa Insya Allah.

Pesan itu berbunyi, “Jadilah Pemimpin dengan penuh hikmah..”.

Apakah keputusan saya penuh hikmah atau tidak..? Wallahualam. Saya tidak tahu.

Yang jelas, saya mencoba untuk menerapkan konsep berbagi, konsep bertetangga, konsep rahmat bagi lingkungan. Semoga keputusan saya tidak salah.

Dalam hati, kadang ada ketakutan juga, jatah uang untuk air tidak cukup. Tetapi saya minimalir ketakutan itu dengan perhitungan  yang ada. Anyhow,  It’s just a water.   Just a water.

 

Apa pentingnya ‘meeting’ ?

Kalau ada yang bertanya pada saya, kapan saya free dari meeting ? Maka jawabannya adalah hampir tidak ada. 

 Aktivitas saya sekarang di kantor adalah meeting, meeting dan meeting. Hari senin, selasa dan rabu biasanya saya akan berada full di fakultas, menguruskan masalah ini dan itu yang melibatkan staff saya dan para ketua jurusan.

Sebentar saja saya duduk tenang di meja, sesudah itu, berdatanganlah staff ke ruangan saya, ada yang minta tanda tangan, ada yang minta nasehat, ada yang bertanya, ada yang mengeluh, ada yang mengaku bersalah telah melakukan sesuatu (nah ini yang paling berat, karena selain saya harus menahan rasa marah, saya pun harus dengan cepat menemukan solusinya). Kecepatan saya dalam berfikir, berpindah topik dari topik yang satu ke topik yang lainnya, kadang membuat saya lelah berfikir.

Tetapi semangat dalam diri, yang menguasai fikiran saya, bahwa saya tengah beribadah kepada Allah, akan membawa fikiran saya tenang dan kepercayaan diri saya menguat, bahwa saya akan mampu menyelesaikan hari ini dengan baik.

Meeting terberat yang harus saya tempuh adalah meeting dengan para top management, Rektor, Managing Directors dan Senior Dy. Rectors. Meeting itu diadakan pada hari Kamis (untuk membahas mahasiswa bermasalah), Jumat pagi (untuk membahas kinerja fakultas) dan Jumat petang (untuk membahas kinerja jurusan).

Biasanya, hasil meeting hari Kamis dan Jumat tersebut saya bawa ke meeting hari Sabtu yang saya gunakan  untuk meeting fakultas atau meeting jurusan yang melibatkan Dosen dan Admin. Saya harap dengan meeting hari Sabtu itu, kinerja fakultas saya akan meningkat dan staff fakultas tahu dengan pasti apa yang harus dilakukan pada hari Senin nanti.

Sebetulnya apa pentingnya sebuah meeting ? Meeting pada hari Kamis dan Jumat yang saya sebutkan di atas, adalah meeting ‘penyiksaan’. Mengapa saya sebut demikian..? Karena saya harus berbesar hati melihat hasil evaluasi fakultas saya, menurun, menaik atau stagnant. Kesalahan proses adalah isue yang tak kunjung habis, yang dilakukan oleh staff fakultas. Baik Dosen ataupun admin, kalau sudah berbuat salah ya salah. Tanggung jawab pertama tentunya hinggap ke pundak para Ketua Jurusan.

Kesalahan yang seperti apa ? Macam-macam ada. Ada Admin yang salah key in pendaftaran matapelajaran. ada Dosen yang lupa key in daftar hadir ke dalam sistem (kami punya sistem online, yang menghendaki dosen key in daftar hadir secara on line SETIAP selesai mengajar). Jika proses key in ini masih belum rampung, tentunya para top management tidak dapat meng-capture data secara benar, sehingga analisis mereka tidak tajam dan tidak akurat dengan aktivitas sehari hari yang terjadi di fakultas.

Dekanlah yang harus memastikan semua proses berjalan seperti yang sudah digariskan, sehingga para pengambil keputusan dapat menjalankan tugas mereka dengan baik. Meeting yang bersifat investigative ini menyebabkan saya harus kembali ekstra mawas diri, dalam menjaga kinerja staff saya, minimal ‘everything must be set’ sebelum hari Kamis. Dan tentu saja idealnya, semua orang akan terbiasa dengan iklim ini, sehingga ada meeting Kamis Jumat atau tidak, semua proses akan berjalan sebagaimana mestinya.

Wajah dekan yang masam atau marah sesudah meeting Kamis dan Jumat adalah hal yang biasa, karena selalu saja ada issue yang terjadi saat meeting. Mungkin hari ini menimpa fakultas X, minggu depan menimpa fakultas Y dan minggu depannya lagi menimpa fakultas saya. Kalau saya tidak mempu menjaga emosi saya dengan baik, tentulah para staff saya akan menjadi bulan-bulanan kemarahan saya setiap hari Kamis dan Jumat. Naudzubillah………saya tidak mau menjadi seperti itu. Saya harus menjadi Dekan yang arif, yang tahu kapan harus menegur dan kapan harus mendengar.

Jadi apa pentingnya meeting ..? Menurut saya meeting adalah sarana komunikasi untuk menyatukan visi dalam menyelesaikan persoalan kini dan masa depan. Setiap pemimpin punya style sendiri dalam menyelenggarakan meeting. Ada yang sampai 2-3 jam, ada yang singkat saja, seperti saya. Saya adalah salah seorang Dekan yang tidak suka dengan meeting yang panjang. Karena menurut saya, meeting adalah starting point, kerja yang sesungguhnya adalah sesudah meeting.

Karena itu, meeting saya dengan para staff paling lama adalah 1 jam. Meeting dengan para Ketua Jurusan paling lama 45 menit. Kalau masalahnya berat, mungkin sampai 1 jam. Jarang sekali saya memimpin meeting lebih dari 1 jam. Kecuali dalam Program Committee Meeting, sebuah meeting di tingkat Jurusan yang melibatkan Staff Perpustakaan, Staff Computer Lab, Mahasiswa, Academic Director dan saya sendiri. Biasanya Ketua Jurusan yang memimpin meeting ini, tetapi kalau Ketua Jurusannya tidak siap, ya siapa lagi, Dekan yang mengambil alih. Meeting ini mengambil waktu minimal 1.5 jam. Agendanya biasanya tentang matapelajaran, apa yang harus ditingkatkan, evaluasi fasilitas, dan seterusnya. Biasanya mahasiswa yang paing banyak bersuara. Dan meeting ini adalah meeting yang paling ditunggu oeh mereka untuk menyatakan pendapatnya.

Jadi apa pentingnya meeting ? Penting sekali. Meeting juga adalah sebuah sarana untuk para pemimpin dalam men-demonstrasikan kehandalannya dalam  memimpin organisasi. Dalam meetinglah, para staff akan melihat, apakah pemimpinnya memahami persoalan dengan baik, Apakah pemimpinnya merupakan pemimpin yang arif. Karena melalui meeting, pemimpin akan berbicara dan dari sanalah, jalan fikirannya akan terbaca.

Yang harus diwaspadai dalam meeting adalah ‘bomb’ yang meledak sewaktu waktu. Bomb apakah itu..? Bomb masalah yang tidak terdeteksi secara dini, yang akhirnya menjadi gumpalan rungutan dan akhirnya ‘pecah’ di saat meeting. Celakanya, dalam meeting akan di tuliskan ‘minute’ sebagai dokumentasi, sehingga ‘bomb’ ini akan menjadi refleksi dari ketidakmampuan pemimpin dalam menyelesaikan masalah yang terjadi.

Bagaimana caranya menghindari bomb ini ? Komunikasi setiap hari. Dekati staff setiap hari, bercakap-cakaplah, bertanyalah, wujudkan rasa peduli pada masalah staff, entah itu masalahnya dalam memahami sistem , fasilitas yang kurang memuaskan atau masalah lainnya. Selesaikan masalah yang ada secepat mungkin, sebelum meeting di adakan. Dengan demikian, sebuah action sudah dijalankan, untuk menghindari bomb ini. Jadi meeting menjadi sarana untuk saling memberikan feedback atas action yang sudah dijalankan, bukan masalah baru. Dengan demikian ‘minute’ yang di dokumentasikan lebih smooth dan menunjukkan sebuah management yang baik, sebuah komunikasi yang baik, yang kondusif untuk meningkatkan kinerja fakultas.

Jadi apa pentingnya meeting ? Selain semua yang saya kemukakan di atas, meeting merupakan sarana untuk mengingat Allah SWT. Bahwa segala kemudahan datang dariNya, dan segala kesusahan datang dariNya juga. Sikap orang bertakwa, karena itu, hanyalah 2. Kalau bukan bersyukur, maka sikap seterusnya adalah bersabar.

HIngga kini, saya tengah memaksakan diri saya untuk berdoa di depan pintu apartemen saya, sebelum saya pergi kerja. Doa sederhana yang panjatkan setiap hari adalah :

“Ya Allah, saya memohon kebaikan pada hari ini, kebaikan dari tempat ini, kebaikan dari orang-orang yang ada di dalamnya dan dari kebaikan yang sudah ada didalamnya. Saya berlindung kepadaMu dari keburukan pada hari ini, keburukan dari tempat ini, keburukan orang-orang yang ada di dalamnya dan keburukan yang sudah ada di dalamnya. Tunjukkan putih itu putih ya Allah, hitam itu hitam. dan berilah petunjuk kepada hambaMu ini, Laa Haula Wala Quwata Illa Billaah.”

Dan saya dalam keadaan pasrah, ikhlas dalam menjalankan tugas. Lillahi Taala.

 

Gaji

Haduh. Yang satu ini, memang selalu membuat kepala saya ‘mumet’. Pening, bhs Malaysia-nya. Mengapa…? Karena gaji di Kolejku ini belum punya standard yang jelas. Semua karyawannya kontrak, termasuk saya tentunya, per 2 tahun kontrak yang akan di perpanjang kecuali yang bersangkutan mendapat pekerjaan di tempat lain. Memang jarang sekali, hampir tidak pernah, Kolej ku menamatkan kontrak pekerjanya, kecuali ada perkara yang serius terjadi, yang melibatkan kepolisian misalnya (wah ngeri ya, he he he). Artinya, Kolejku ini cukup bermurah hati untuk memberikan hak kepada pegawainya dan perpanjangan kontrak tanpa tedeng aling aling.

 

Tentu, selain kelebihan ada kekurangan. Kekurangan Kolejku ini, kenaikan gaji sangat bergantung kepada prestasi pegawai yang bersangkutan. Dan prestasi itu dinilai oleh para HOD, Head of Department. Lha, syukur alhamdulillah kalau HOD nya baik, kalau tidak…? Habislah masa depan pegawai, bertahun tahun tidak mendapat kenaikan gaji.

Sekarang ini, saya mengalami dilema. Saya memberikan beberapa nama untuk mendapat promosi kenaikan gaji, tetapi masya allah, ada beberapa yang di tolak oleh top management dan membuat saya harus ‘mengeluarkan jurus sakti’ untuk mempertahankan pendapat saya, mengapa pegawai A atau B layak mendapatkan gaji.

Ada yang berhasil, ada yang tidak. Sebagai Dekan yang baik (baca: yang tengah berusaha menjadi Dekan yang baik), saya tidak mau menyerah. Saya harus kembali menghadap para top management, karena saya tidak mau kembali dengan tangan kosong. Kalau A dan B tidak layak mendapatkan kenaikan gaji, maka top mangement harus memberikan saya tantangan, atau minimal clue, apa yang A dan B harus lakukan supaya mereka layak mendapatkan kenaikan gaji. Bukankan A dan B, sama saja dengan pegawai lainnya. Mereka punya hak untuk di training dengan standard tertentu, agak kenaikan gaji itu bisa mereka dapatkan.

Sebuah perjuangan.

Sebuah tugas-ku lagi, yang harus kuemban dan kuselesaikan.

Allah adalah pemilik rezeki, Maha Kaya, aku yakin. Akupun yakin A dan B sudah memanjatkan ribuan doa kepada Allah SWT. Dan kini, aku adalah ‘alat’ yang harus bekerja secara efisien, sehingga doa itu makbul, atas izinNya.

A dan B, saya harap kalian bersabar, saya tengah berjuang. Tolong doakan saya, semoga amanah ini bisa saya jalankan dengan baik, semoga Allah memberikan kemudahan, semoga Allah memberikan kemurahanNya untuk kalian. Saya akan presentasi habis-habisan. Saya akan berjuang untuk meyakinkan mereka, semoga kalian sabar, tahan, kuat, dan tetap berprestasi, menunjukkan kegemilangan. Insya Allah, itulah bekal kita semua, bekal saya khususnya untuk meyakinkan mereka.

*Bismillah*

 

Penilaian

Salah satu tugasku sebagai Dekan adalah membuat evaluasi atau penilaian terhadap staffku. Di saat genting inilah, kemampuanku untuk meletakkan ‘gap’ yang sesuai di antara diriku dan staff ku, sangat di uji. Jujur, ada beberapa staff yang menjadi favouriteku, karena mereka sangat helpful, prestasinya sangat prima, sangat loyal dan bisa diandalkan. Jujur juga, ada juga staff yang aku tidak ‘menyukainya’ karena mereka banyak ngomong, banyak mengeluh, prestasi kurang dan suka bergosip.

Tetapi di atas kertas inilah, aku harus melihat segala sesuatu secara proporsional. A adalah A, B adalah B. Hitam adalah hitam dan putih adalah putih. Aku membaca petunjuk penilaian itu baik-baik, aku tidak mau berbuat kesalahan. Karena di balik para staff ku ada anak dan istri/suami, Ibu/ayah yang menjadikan mereka seperti apa yang kulihat sekarang.

Aku mulai dengan ucapan Basmallah, ketika evaluasi itu kubuat. Dan aku berusaha dengan hati2 menuliskan butiran angka di setiap nama staffku. Masya Allah, ternyata butiran angka itu, sangat susah untuk di tuliskan. Tidak semudah aku menorehkan deretan angka untuk mahasiswaku.

Dari total 10 staff yang harus kuevaluasi, aku sudah menyelesaikan 8 file. Yang 2 file lagi, aku tangguhkan, karena ada beberapa aspek yang ingin kulihat lagi untuk beberapa saat ke depan.

Aku cuma berharap, aku sudah melakukan evaluasi dengan benar. Sekarang, sudah saatnya aku memanggil staffku, untuk melihat hasil penilaian mereka dan menuliskan komentar di atas kertas itu, apapun bisa mereka tuliskan di sana, termasuk ‘tidak setuju’ dengan hasil penilaianku. Sesudah di levelku selesai, kertas penilaian itu akan di bawa kepada Academic Directors dan selanjutnya akan di berikan kepada HR Department.

Dalam hati aku berdoa, semoga setiap butiran angka yang kutuliskan itu, benar adanya dan bisa aku jawab dengan baik, bukan hanya kepada para staffku, tetapi juga pada Allah SWT. Krn jabatan Dekan ini aku dapatkan dari Allah SWT, dan aku tahu, di hariNya nanti, Allah akan bertanya kepadaku, “Mengapa kau bubuhkan angka…. kepada si A….angka …. kepada si B, dan seterusnya.”

Semoga aku sudah melakukan hal yang benar, dengan petunjukNya. Hari ini, aku menutup 8 file, dan berharap keikhlasan hatiku akan membawa pahala di sana, dari Allah SWT, karena aku sudah menunaikan salah satu tugasku, yang kuawali dengan menyebut namaNya.

Amin.