Kalau ada yang bertanya pada saya, kapan saya free dari meeting ? Maka jawabannya adalah hampir tidak ada.
Aktivitas saya sekarang di kantor adalah meeting, meeting dan meeting. Hari senin, selasa dan rabu biasanya saya akan berada full di fakultas, menguruskan masalah ini dan itu yang melibatkan staff saya dan para ketua jurusan.
Sebentar saja saya duduk tenang di meja, sesudah itu, berdatanganlah staff ke ruangan saya, ada yang minta tanda tangan, ada yang minta nasehat, ada yang bertanya, ada yang mengeluh, ada yang mengaku bersalah telah melakukan sesuatu (nah ini yang paling berat, karena selain saya harus menahan rasa marah, saya pun harus dengan cepat menemukan solusinya). Kecepatan saya dalam berfikir, berpindah topik dari topik yang satu ke topik yang lainnya, kadang membuat saya lelah berfikir.
Tetapi semangat dalam diri, yang menguasai fikiran saya, bahwa saya teng
ah beribadah kepada Allah, akan membawa fikiran saya tenang dan kepercayaan diri saya menguat, bahwa saya akan mampu menyelesaikan hari ini dengan baik.
Meeting terberat yang harus saya tempuh adalah meeting dengan para top management, Rektor, Managing Directors dan Senior Dy. Rectors. Meeting itu diadakan pada hari Kamis (untuk membahas mahasiswa bermasalah), Jumat pagi (untuk membahas kinerja fakultas) dan Jumat petang (untuk membahas kinerja jurusan).
Biasanya, hasil meeting hari Kamis dan Jumat tersebut saya bawa ke meeting hari Sabtu yang saya gunakan untuk meeting fakultas atau meeting jurusan yang melibatkan Dosen dan Admin. Saya harap dengan meeting hari Sabtu itu, kinerja fakultas saya akan meningkat dan staff fakultas tahu dengan pasti apa yang harus dilakukan pada hari Senin nanti.
Sebetulnya apa pentingnya sebuah meeting ? Meeting pada hari Kamis dan Jumat yang saya sebutkan di atas, adalah meeting ‘penyiksaan’. Mengapa saya sebut demikian..? Karena saya harus berbesar hati melihat hasil evaluasi fakultas saya, menurun, menaik atau stagnant. Kesalahan proses adalah isue yang tak kunjung habis, yang dilakukan oleh staff fakultas. Baik Dosen ataupun admin, kalau sudah berbuat salah ya salah. Tanggung jawab pertama tentunya hinggap ke pundak para Ketua Jurusan.
Kesalahan yang seperti apa ? Macam-macam ada. Ada Admin yang salah key in pendaftaran matapelajaran. ada Dosen yang lupa key in daftar hadir ke dalam sistem (kami punya sistem online, yang menghendaki dosen key in daftar hadir secara on line SETIAP selesai mengajar). Jika proses key in ini masih belum rampung, tentunya para top management tidak dapat meng-capture data secara benar, sehingga analisis mereka tidak tajam dan tidak akurat dengan aktivitas sehari hari yang terjadi di fakultas.
Dekanlah yang harus memastikan semua proses berjalan seperti yang sudah digariskan, sehingga para pengambil keputusan dapat menjalankan tugas mereka dengan baik. Meeting yang bersifat investigative ini menyebabkan saya harus kembali ekstra mawas diri, dalam menjaga kinerja staff saya, minimal ‘everything must be set’ sebelum hari Kamis. Dan tentu saja idealnya, semua orang akan terbiasa dengan iklim ini, sehingga ada meeting Kamis Jumat atau tidak, semua proses akan berjalan sebagaimana mestinya.
Wajah dekan yang masam atau marah sesudah meeting Kamis dan Jumat adalah hal yang biasa, karena selalu saja ada issue yang terjadi saat meeting. Mungkin hari ini menimpa fakultas X, minggu depan menimpa fakultas Y dan minggu depannya lagi menimpa fakultas saya. Kalau saya tidak mempu menjaga emosi saya dengan baik, tentulah para staff saya akan menjadi bulan-bulanan kemarahan saya setiap hari Kamis dan Jumat. Naudzubillah………saya tidak mau menjadi seperti itu. Saya harus menjadi Dekan yang arif, yang tahu kapan harus menegur dan kapan harus mendengar.
Jadi apa pentingnya meeting ..? Menurut saya meeting adalah sarana komunikasi untuk menyatukan visi dalam menyelesaikan persoalan kini dan masa depan. Setiap pemimpin punya style sendiri dalam menyelenggarakan meeting. Ada yang sampai 2-3 jam, ada yang singkat saja, seperti saya. Saya adalah salah seorang Dekan yang tidak suka dengan meeting yang panjang. Karena menurut saya, meeting adalah starting point, kerja yang sesungguhnya adalah sesudah meeting.
Karena itu, meeting saya dengan para staff paling lama adalah 1 jam. Meeting dengan para Ketua Jurusan paling lama 45 menit. Kalau masalahnya berat, mungkin sampai 1 jam. Jarang sekali saya memimpin meeting lebih dari 1 jam. Kecuali dalam Program Committee Meeting, sebuah meeting di tingkat Jurusan yang melibatkan Staff Perpustakaan, Staff Computer Lab, Mahasiswa, Academic Director dan saya sendiri. Biasanya Ketua Jurusan yang memimpin meeting ini, tetapi kalau Ketua Jurusannya tidak siap, ya siapa lagi, Dekan yang mengambil alih. Meeting ini mengambil waktu minimal 1.5 jam. Agendanya biasanya tentang matapelajaran, apa yang harus ditingkatkan, evaluasi fasilitas, dan seterusnya. Biasanya mahasiswa yang paing banyak bersuara. Dan meeting ini adalah meeting yang paling ditunggu oeh mereka untuk menyatakan pendapatnya.
Jadi apa pentingnya meeting ? Penting sekali. Meeting juga adalah sebuah sarana untuk para pemimpin dalam men-demonstrasikan kehandalannya dalam memimpin organisasi. Dalam meetinglah, para staff akan melihat, apakah pemimpinnya memahami persoalan dengan baik, Apakah pemimpinnya merupakan pemimpin yang arif. Karena melalui meeting, pemimpin akan berbicara dan dari sanalah, jalan fikirannya akan terbaca.
Yang harus diwaspadai dalam meeting adalah ‘bomb’ yang meledak sewaktu waktu. Bomb apakah itu..? Bomb masalah yang tidak terdeteksi secara dini, yang akhirnya menjadi gumpalan rungutan dan akhirnya ‘pecah’ di saat meeting. Celakanya, dalam meeting akan di tuliskan ‘minute’ sebagai dokumentasi, sehingga ‘bomb’ ini akan menjadi refleksi dari ketidakmampuan pemimpin dalam menyelesaikan masalah yang terjadi.
Bagaimana caranya menghindari bomb ini ? Komunikasi setiap hari. Dekati staff setiap hari, bercakap-cakaplah, bertanyalah, wujudkan rasa peduli pada masalah staff, entah itu masalahnya dalam memahami sistem , fasilitas yang kurang memuaskan atau masalah lainnya. Selesaikan masalah yang ada secepat mungkin, sebelum meeting di adakan. Dengan demikian, sebuah action sudah dijalankan, untuk menghindari bomb ini. Jadi meeting menjadi sarana untuk saling memberikan feedback atas action yang sudah dijalankan, bukan masalah baru. Dengan demikian ‘minute’ yang di dokumentasikan lebih smooth dan menunjukkan sebuah management yang baik, sebuah komunikasi yang baik, yang kondusif untuk meningkatkan kinerja fakultas.
Jadi apa pentingnya meeting ? Selain semua yang saya kemukakan di atas, meeting merupakan sarana untuk mengingat Allah SWT. Bahwa segala kemudahan datang dariNya, dan segala kesusahan datang dariNya juga. Sikap orang bertakwa, karena itu, hanyalah 2. Kalau bukan bersyukur, maka sikap seterusnya adalah bersabar.
HIngga kini, saya tengah memaksakan diri saya untuk berdoa di depan pintu apartemen saya, sebelum saya pergi kerja. Doa sederhana yang panjatkan setiap hari adalah :
“Ya Allah, saya memohon kebaikan pada hari ini, kebaikan dari tempat ini, kebaikan dari orang-orang yang ada di dalamnya dan dari kebaikan yang sudah ada didalamnya. Saya berlindung kepadaMu dari keburukan pada hari ini, keburukan dari tempat ini, keburukan orang-orang yang ada di dalamnya dan keburukan yang sudah ada di dalamnya. Tunjukkan putih itu putih ya Allah, hitam itu hitam. dan berilah petunjuk kepada hambaMu ini, Laa Haula Wala Quwata Illa Billaah.”
Dan saya dalam keadaan pasrah, ikhlas dalam menjalankan tugas. Lillahi Taala.
Recent Comments